מעקב דוחות שנתיים במשרד רואי חשבון: איך יודעים באיזה שלב נמצא כל תיק?

בחלק מהתיקים עדיין אוספים חומר, אחרים ממתינים להשלמות, ויש דוחות שכבר מוכנים לבדיקה. כדי לנהל את העבודה על הדוחות השנתיים, צריך לראות באיזה שלב נמצא כל תיק ומה נדרש כדי לקדם אותו.

כשבודקים תיק אחד, אפשר להיכנס לפרטים ולברר מה נעשה. הקושי מתחיל כשצריך לקבל תמונה של כלל התיקים במשרד: אצל מי התקבל החומר, אילו דוחות ממתינים לבדיקה והיכן נדרש בירור לפני שאפשר להמשיך.

ניהול התהליך לפי שלבים מאפשר לצוות לעבוד עם הגדרות משותפות. במערכת CPA Management אפשר להגדיר שירות לדוחות שנתיים, לחלק אותו לתהליכים ולצרף אליו את העסקים הרלוונטיים. כך ניתן לעקוב אחר ההתקדמות של כל עסק בתוך אותו רצף עבודה.

מה המשמעות של "התיק בטיפול"?

שני עובדים יכולים לומר שתיק נמצא בטיפול ולהתכוון לדברים שונים. אצל אחד התקבלו מסמכים ראשונים, ואצל האחר העבודה כבר הושלמה וממתינה לבקרה. כל עוד שניהם מתוארים באותה דרך, קשה להבין כמה עבודה נותרה ואיפה צריך להתערב.

לכן כדאי להגדיר שלבים שמתארים מצב ברור. למשל, איסוף חומר, בדיקת שלמות, הכנת הדוח ובקרה מקצועית. זו דוגמה לחלוקה אפשרית בלבד. כל משרד צריך להתאים את השלבים לשיטת העבודה שלו, כך שהעובדים יבינו מה מבצעים בכל שלב ומה נחשב להשלמתו.

להגדיר מה בודקים לפני שמתקדמים

שם השלב נותן כיוון, אבל אינו מפרט מה נדרש בו. אם שלב נקרא "בדיקת חומר", כדאי לקבוע אילו בדיקות מתעדים בו וכיצד מציינים השלמות נדרשות. אחרת, כל עובד עשוי לסיים את השלב לפי הבנתו.

במערכת שלנו אפשר להוסיף לכל תהליך שדות למילוי ולסמן שדות חובה. אפשר להגדיר שדה חופשי, או לבחור שדה מתוך נתוני העסק שערכו ייכתב בחזרה לכרטיס העסק. כך ניתן להתאים את המידע שנאסף בכל שלב לצורכי המשרד.

לדוגמה, בשלב בדיקת השלמות אפשר להגדיר שדות לתיעוד החוסרים ולתוצאת הבדיקה. לפני שבונים רשימה ארוכה, כדאי לשאול אילו פרטים יעזרו לעובד הבא להבין אם ניתן להמשיך בעבודה.

איך בונים תהליך למעקב אחר הדוחות השנתיים?

כדאי לבנות תחילה רצף שמתאים לאופן שבו המשרד עובד בפועל. אם קיימים הבדלים משמעותיים בין סוגי הטיפול, בוחנים אם נדרשים שירותים נפרדים או התאמות בשדות.

1. יוצרים שירות עם שם שמבהיר את התקופה. למשל, "דוחות שנתיים לשנת 2026", כדי להבחין בינו לבין העבודה על שנים אחרות.
2. מגדירים את שלבי העבודה. בוחרים שלבים שאפשר לזהות ולבדוק, ולא שמות כלליים כמו "המשך טיפול".
3. מוסיפים שדות לכל שלב. קובעים איזה מידע צריך לתעד ואילו שדות יהיו שדות חובה.
4. מצרפים את העסקים הרלוונטיים. בעת ההוספה בוחרים את האחראים לטיפול. העסק מתחיל בתהליך הראשון.
5. מנסים את התהליך על כמה תיקים. בודקים אם חסר מידע, אם יש שדות מיותרים ואם ברור מתי מתקדמים.
6. קובעים מי מעדכן את ההתקדמות. העובד שמסיים את העבודה בשלב צריך לדעת אם באחריותו גם למלא את הנתונים ולהעביר לשלב הבא.

בעמוד השירות במערכת, כל תהליך נפתח לחלק שבו מוצגת טבלת העסקים הנמצאים בו. הטבלה כוללת, בין היתר, את שמות העסקים, האחראים וההתקדמות. מתוך התהליך אפשר לפתוח את נתוני השלב, למלא אותם ולשמור.

להתייחס בזהירות לאחוזי ההתקדמות

פס התקדמות יכול לעזור לזהות אם הנתונים בשלב מולאו, אבל צריך להבין מה הוא מודד. במערכת CPA Management האחוזים מחושבים לפי השדות שמולאו בתהליך. הם אינם מדידה של שעות העבודה שנותרו או אישור לכך שהדוח נכון מבחינה מקצועית.

לכן חשוב לבחור שדות בעלי משמעות ולהסביר לצוות כיצד להשתמש בהם. גם כשכל השדות מלאים, העובד האחראי צריך לבצע את הבדיקות המקצועיות הנדרשות לפני המעבר. הנתון במערכת מסייע במעקב, והבקרה נשארת חלק מעבודת המשרד.

לזהות באיזה שלב מצטברת העבודה

כשעוברים על השירות, כדאי לבדוק היכן נמצאים העסקים ומה נדרש בכל קבוצה. ריבוי תיקים בשלב איסוף החומר דורש פעולה אחרת מריבוי דוחות שממתינים לבקרה מקצועית.

לדוגמה, אם כמה תיקים ממתינים להשלמות, אפשר לבדוק האם נשלחו ללקוחות בקשות ברורות ומה נותר חסר בכל אחד. אם העבודה מצטברת בבקרה, צריך לבחון את זמינות הגורם הבודק ואת סדר הטיפול. המיקום בתהליך עוזר למקד את הבירור, אבל עדיין צריך לבדוק את הסיבה לעיכוב בכל תיק.

בבדיקה הבאה חוזרים לתיקים שעבורם הוחלט על פעולה. כך אפשר לבחון אם הבקשה נשלחה, אם הבדיקה בוצעה ואם התיק התקדם, במקום להסתפק בסקירה חוזרת של אותה רשימה.

לעדכן את השלב כשהעבודה מתקדמת

אם העבודה הסתיימה אבל העסק נשאר בשלב הקודם, התמונה שמוצגת למשרד כבר אינה מעודכנת. עובד אחר עלול לבדוק שוב עניין שכבר הושלם, ובעל המשרד עשוי לחשוב שיש עיכוב שאינו קיים.

בחלון נתוני התהליך אפשר לשמור את המידע ולעבור לשלב הבא או לחזור לשלב הקודם. מעבר שלב שולח התראה לאחראים. כדאי לשלב את העדכון בסיום הפעולה עצמה, כשהפרטים עדיין ברורים לעובד שביצע אותה.

חזרה לשלב קודם יכולה להתאים כאשר התגלה צורך בבדיקה נוספת. במקרה כזה, חשוב שהנתונים המתועדים יסבירו מה השתנה ומה נדרש כעת, כדי שהצוות יבין מדוע התיק חזר לאחור.

מה צריך לתעד לצורך מעקב הגשת דוחות שנתיים?

אם המשרד רוצה לכלול בתהליך גם מעקב אחר ההגשה, כדאי להגדיר כיצד מתעדים אותה לאחר שבוצעה. אפשר, למשל, להוסיף שלב עם שדות לתאריך ההגשה ולפרטי האישור שהמשרד בחר לתעד.

ההגשה עצמה מתבצעת בנפרד, בכלים המתאימים. CPA Management מאפשרת לנהל את שלבי העבודה ולתעד את המידע שהצוות מזין, ואינה משדרת את הדוחות לרשויות.

חשוב גם להכיר את משמעות סטטוס השירות: הוא הופך ל"טופל" כשכל העסקים סיימו את השלב האחרון בהתקדמות של 100%. לכן, ההגדרה של השלב האחרון והשדות שבו צריכה להתאים למה שהמשרד מבקש לראות כטיפול שהושלם.

להשתמש בתהליך גם בשנת העבודה הבאה

לאחר שהצוות עבד עם התהליך, כדאי לבדוק מה היה מועיל ומה דרש שינוי. אולי שלב מסוים היה רחב מדי, אולי חסר שדה שהעובדים נאלצו לברר בנפרד, ואולי נאספו פרטים שלא שימשו אף אחד.

במערכת אפשר להעתיק שירות, ולבחור בין העתקת התהליכים בלבד לבין העתקתם יחד עם העסקים. לפני שמתחילים לעבוד על השנה הבאה, בודקים את המבנה ואת רשימת העסקים ומעדכנים אותם בהתאם לצורך.

מעקב דוחות שנתיים מועיל כשהצוות יכול להבין ממנו היכן נמצא כל תיק ומה צריך לקרות בהמשך. באמצעות השירותים והתהליכים במערכת CPA Management תוכלו להגדיר רצף עבודה שמתאים למשרד ולעקוב אחר ההתקדמות של העסקים המטופלים. נשמח להראות לכם כיצד בונים אותו במערכת.